Личные дела работников на этапе архивного хранения: учитываем, обрабатываем, регламентируем состав документов

Многие организации ведут личные дела своих работников, которые делятся на две группы:

1) дела чиновников всех рангов;

2) дела иных работников.

О личных делах иных работников мы и поговорим.

Из статьи вы узнаете, как правильно учитывать и обрабатывать личные дела на этапе их архивного хранения, как регламентировать состав документов личного дела[1].

Нормативно-методическое обеспечение хранения личных дел

Личные дела работников хранятся 50 лет (ст. 445 Перечня 2019[2]).

8 правил для личных дел 

Существует несколько особых правил делопроизводства и хранения личных дел.

1. Личное дело заводится, когда работник поступает на работу, и завершается делопроизводством, когда работник увольняется. Даже если работник уволился 30 марта, а вернулся на это же место работы 2 апреля, на него будет заведено новое личное дело. Вся процедура приема в любом случае повторяется заново, и если организация включила в эту процедуру операцию по заведению личного дела, то ее нужно выполнить.

2. Личное дело часто является переходящим документом. Если человек работает в организации несколько лет, то ровно это же количество лет переходит его личное дело. Непереходящие личные дела – дела, заведенные на работников, которые были приняты и уволены в период между 1 января и 31 декабря одного календарного года.

3. В личные дела работников нельзя помещать подлинники приказов по личному составу и подлинники личных карточек (форма Т-2).

4. Каждое личное дело – одна единица хранения, даже если оно совсем тоненькое. Нельзя хранить под одной обложкой два и более личных дела.

5. Документы в деле располагаются в хронологическом порядке. При этом необходимо помнить, что дополнительные соглашения – это неотъемлемая часть трудового договора[3], поэтому в деле они должны лежать вместе с ним.

6. Копия приказа о приеме на работу и копия приказа об увольнении работника должны быть заверены. Заверение осуществляется в отделе кадров. Отметка оформляется в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025[4].

7. Личные дела передаются в архив организации по годам увольнения работников.

8. Крайние даты личного дела – даты приказов о приеме и об увольнении работника.

Личные дела чиновников и иных работников: в чем разница 

Обратимся к ст. 445 Перечня 2019.

Как видим, примечание к ст. 445 Перечня 2019 делит все личные дела на две группы:

1) дела государственных и муниципальных служащих (проще говоря, чиновников всех рангов);

2) дела иных работников.

Состав документов личного дела госслужащего установлен Указом № 609[5]. Этот документ не может применяться при ведении личных дел иных работников.

В частности, в соответствии с Указом № 609 в делах муниципальных служащих должны находиться копии их личных документов При этом обычные организации за хранение в личных делах копий документов сотрудников штрафуют. Личные дела уволенных чиновников остаются в отделе кадров до 10 лет и/или пересылаются по новому месту работы. В обычных организациях дела передают в архив не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве[6], а о выходе личного дела за пределы организации не может быть и речи (разве что в суд или в архив на хранение). Госслужащий должен регулярно и под подпись ознакомляться с собственным личным делом. Устраивать же такое мероприятие для иных работников – затратно и бессмысленно.

Таким образом, правила ведения и оформления личных дел государственных и муниципальных служащих не могут быть использованы в работе с личными делами остальных работников.