Ведение проектов бережливого производства в Excel-модели

Каким сформировать справочник показателей и другие классификаторы?

Как поэтапно настроить Excel-модель «Бережливое производство»?

Как с помощью отчетов по lean-проектам отвечать на вопросы руководства?

В условиях роста требований потребителей компании вынуждены постоянно адаптировать и улучшать организацию бизнеса. Бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) — это концепция управления производственным предприятием, которая основана на постоянном устранении всех видов потерь, а также повышении его конкурентоспособности и эффективности.

Бережливое производство предлагает комплекс методов и инструментов по всем направлениям деятельности для производства продукции в минимальные сроки, с минимальными затратами, но с требуемым потребителем качеством. Методы и инструменты бережливого производства в настоящее время хорошо известны, поэтому в данной статье мы не будем их рассматривать, а поговорим о следующем:

• как организовать учет проектов бережливого производства в информационной системе;
• какие справочники и классификаторы использовать;
• с помощью каких показателей можно оценить эффективность lean-проектов;
• какие полезные отчеты по бережливому производству можно сформировать в информационной системе.

Информационную систему по учету бережливого производства будем организовывать в Excel. Это позволит исключить такой недостаток других продуктов, как излишний функционал и громоздкость.

Преимущества Excel:

• легко настроить под специфику компании;
• это привычная среда работы для учетного и технического персонала (привлечение последнего — обязательное условие успеха!);
• достаточный уровень автоматизации и визуализации;
• возможность получить отчеты.

Прежде чем приступить к настройке Excel-модели, нужно изучить концепцию и инструменты бережливого производства:

• ГОСТ Р 56020-2014 «Бережливое производство. Основные положения и словарь»;
• ГОСТ Р 56404-2015 «Бережливое производство. Требования к системам менеджмента»;
• ГОСТ Р 56406-2015 «Бережливое производство. Аудит. Вопросы для оценки системы менеджмента»;
• ГОСТ Р 56407-2015 «Бережливое производство. Основные методы и инструменты».

Этапы построения модели для учета и контроля lean-проектов в Excel

Учет проектов «бережливого производства» в Excel-модели организуют поэтапно.

Этап 1. Проработка классификаторов

Чтобы организовать учет и контроль lean-проектов в Excel, прорабатывают следующие классификаторы:

• потери, которые планируют устранять. Это время ожидания, простои, дефекты и их устранение, излишние запасы, ненужные перемещения рабочих, перепроизводство и др.;
• инструменты, с помощью которых компания стремится улучшить показатели: Gemba, Just-In-Time, Poka-Yoke — защита от ошибок, SMED — быстрая переналадка оборудования, Система 5С, Кайдзен, Канбан и др. — всего их более 25;
• статус проекта важен для понимания стадии и специфики проекта: Аннулирован, В работе, Завершен отрицательно, Завершен положительно, Пилотный проект.
• подразделения, кураторы проектов и эксперты, единицы измерения;
• справочники «Показатели» и «Цель» полностью приведены в табл. 1 и 2.

Многих специалистов интересует, какие показатели использовать при внедрении бережливого производства. Справочники взаимосвязаны — чтобы добиться определенной цели, надо улучшить ряд показателей. Например, если lean-мероприятие направлено на сокращение коммунальных затрат на складе, то показателями могут выступать высвобождаемые площади и электроэнергия непроизводственная.

Перечень всех справочников в рассматриваемой Excel-модели приведен на листе «Классификаторы». При необходимости каждый справочник дополняют нужными классификаторами в зависимости от специфики бизнеса и внедряемых проектов. Это легко сделать, так как каждый справочник отформатирован как «умная» таблица: вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.

Этап 2. Организация Журнала проектов

Проработанные на предыдущем этапе справочники используют для организации Журнала проектов (табл. 3).

Журнал заполняют на основании заявок (пример заявки на проект внедрения технологий бережливого производства представлен далее). Для уточнения данных в Журнале настроена прямая ссылка на заявку (последняя графа): вкладка Вставка → Ссылки → Гиперссылка → в появившемся окне Вставка гиперссылки настраивают адрес.

Рассмотрим последовательность настройки и работу с Журналом более подробно.

Нумерация проектов простая цифровая в хронологическом порядке поступления заявок (крайний левый столбец). В дальнейшем это позволит использовать функцию ВПР для получения данных из Журнала проектов по номеру проекта.

Если в компании принципиально важно использовать другую нумерацию, тогда вместо функции ВПР используют сложную функцию ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ.

Внедрение проектов бережливого производства регламентируют сроками. Это необходимо для того, чтобы оценить эффективность проведенных мероприятий, рассчитать экономический эффект и затраты, проанализировать ошибки и достижения. На этапе утверждения заявки регламентируют плановый срок завершения проекта. На практике сроки могут затянуться, поэтому вводят дополнительную графу фактического завершения проекта.

Графы «Эффект от проекта БП (годовой)» и «Затраты на проект БП» заполняют после завершения комплекса запланированных мероприятий.

Если в ходе выполнения проекта наметили существенные дополнительные мероприятия, не предусмотренные ранее, то первоначальный проект закрывают, подводят итоги, оценивают результаты и параллельно открывают новый. Это сделает прозрачной динамику изменений, а все возможности в Excel-модели для этого есть.

Графы «Куратор», «Эксперт проекта», «Подразделение», «Статус», «Инструмент», «Цель», «Потери» также заполняют на основании заявки.

Чтобы из Журнала проектов можно было получать данные сводными таблицами, перечисленные графы заполняют выпадающим списком: вкладка Данные → Работа с Данными → Проверка данных → в окне Проверка вводимых значений задают Тип данных → Список → в Источнике – диапазон с соответствующим справочником (рис. 1).

Источник задан функцией ДВССЫЛ, где аргументом — название соответствующего справочника.

Обратите внимание!

Название в шапке Журнала и имя умной таблицы-справочника должны совпадать.

Таблица 3 отформатирована как «умная», название — «Проекты». В ней предусмотрены скрытые графы, которые при вводе данных в Журнал не участвуют (скрыты от пользователя), но их применяют для построения сводных таблиц. Использованы сцепки, для читабельного вида добавлены пробелы и разделители:

• «№ + Наименование» =[@[№ ]]&" "&[@[Наименование проекта БП]];
• «Подразделение + Инструмент» =[@Подразделение]&" / "&[@Инструмент];
• «Куратор + Цель» =[@Куратор]&" /"&[@Цель].

Этап 3. Визуализация проектов бережливого производства по срокам

Учет проектов бережливого производства не ограничивается их внесением в Журнал проектов (см. табл. 3) — по Журналу контролируют сроки завершения мероприятий, их результаты. Это удобно делать, если применить визуализацию (рис. 2):

• проекты, срок завершения которых просрочен, подсветить красным. По этим проектам необходимо затребовать отчет по результатам у кураторов и экспертов проекта, после этого проставить соответствующий статус (например, меняют статус «В работе» на «Завершен положительно») и указать фактическую дату завершения;
• проекты, срок завершения которых сегодня, — зеленым.

Чтобы было удобно включать и выключать автоматическую визуализацию, используют элемент управления формы «флажок». Понадобится вкладка Разработчик. Если ее нет (в стандартных настройках она отсутствует), выбираем Файл → Параметры → Настройка ленты и в перечне Основных вкладок напротив Разработчик ставим флажок.

После того как вкладка Разработчик появилась в ленте, выполняем команду: вкладка Разработчик → Элементы управления → Вставить → Элементы управления формы, затем выбираем флажок (рис. 3). Размещаем флажок в нужном месте листа (в нашем случае возле даты — ячейка D1). Затем задаем размеры кнопки, изменяем заливку и текст (правой кнопкой мыши → Изменить текст) → Контроль готовности проектов БП.

Чтобы флажок включал и выключал визуализацию, его нужно связать с любой ячейкой на листе. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по флажку, выбираем в контекстном меню команду Формат объекта и в открывшемся окне задаем любую подходящую ячейку в поле Связь с ячейкой. В нашем случае это К1.

Проверяем работу флажка: в связанную ячейку К1 должно выводиться значение ИСТИНА, когда флажок включен, ЛОЖЬ — когда он выключен (рис. 4).

Далее настраиваем заливку цветом.

Чтобы автоматически заливать всю строку с данными по проекту (столбцы A–R) в красный или зеленый цвет в зависимости от текущей даты, выделяем нужные столбцы Журнала проектов (см. табл. 3) без «шапки» и выполняем команду: вкладка Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Другие правила. В окне Создание правила форматирования выбираем Использовать формулу для определения форматируемых ячеек (рис. 5).

В нашем случае (см. рис. 5) функцией =И($E4<$C$1;$F4=0) задано условие: если плановая дата завершения проекта бережливого производства меньше текущей даты и одновременно ячейка с фактической датой завершения пуста (проект не завершали досрочно), то Exсel должен визуализировать ячейки красной заливкой.

Обратите внимание!

Ячейка Дата завершения план — $E4 — закреплена наполовину жестко, т. е. столбец зафиксировали, а строка свободна. А вот ячейка с текущей датой — $С$1 — абсолютное «закрепление». Это важно.

Аналогично формулой задаем условное форматирование для зеленой заливки (показать проекты с датой завершения «сегодня»), формула: =$E4=$C$1.

Последним задаем еще одно правило условного форматирования: =$K$1<>ИСТИНА, формат не задаем и нажимаем ОК. Созданное правило должно добавиться к общему перечню. Это последнее правило поднимаем на первую строку стрелками (если оно еще не там) и включаем напротив него справа флажок Остановить, если истина.

Параметр «Остановить, если истина» выполняет условие: если правило, напротив которого он стоит, выполняется (т. е. наш флажок «Контроль готовности проектов БП» на листе выключен), то Excel останавливает дальнейшую обработку правил, не переходит к следующим правилам в списке условного форматирования и не визуализирует проекты в Журнале красной и зеленой заливкой. Что и требуется. В результате Диспетчер правил условного форматирования должен выглядеть, как на рис. 6.

Отчетность по проектам бережливого производства

Визуализация проектов делает удобной работу с Журналом проектов. Однако при комплексной и долгосрочной работе по концепции бережливого производства необходимы отчеты. Рассмотрим примеры полезных отчетов.

Чтобы построить отчеты на основании Журнала проектов (см. табл. 3), используют сводные таблицы. Но сводные таблицы имеют один важный недостаток — они не показывают текст в области значений. А Журнал проектов бережливого производства в основном содержит текст.

Есть несколько вариантов решить эту проблему:

• не использовать сводные таблицы, а формировать отчеты с помощью функций СУММЕСЛИМН, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ и др.;
• использовать надстройки Excel Power Pivot и Power Query для настройки отчетов;
• использовать в сводных таблицах столбцы со сцепками (см. табл. 4).

В зависимости от содержания отчета, который пользователи хотят получить, выбирают один из вариантов. Последний вариант самый простой, его оптимально применять на начальном этапе работы с информационной системой. Им и воспользуемся: вкладка Вставка → Таблицы → Сводная таблица (список полей сводной таблицы представлен на рис. 7). Для интерактивной фильтрации подключены срезы к столбцам с датами: вкладка Вставка → Фильтр → Срезы. Это упростит формирование отчетов.

Окно отчетов представлено на рис. 8. С его помощью можно ответить на ряд важных для руководства вопросов.

? Какие проекты бережливого производства не принесли результатов?

! Отрицательные результаты не исключены. Ответ — в табл. 5.

В нашем случае это два проекта — 107 и 108. Не удалось устранить потери при переналадке станков с ЧПУ в механическом цехе и организовать вытягивающее производство между заготовительным и механическим цехами. Затраты по проектам нет.

Важно проанализировать причины неудач и устранить их при реализации других проектов. Типичные причины неудач проектов бережливого производства:

• недостаточное понимание принципов и составляющих концепции lean по каждому из инструментов;
• недостаточная вовлеченность высшего руководства;
• плохо развитая организационная структура и недостаток лидерских качеств руководства на различных уровнях;
• не налажены процессы коммуникации и взаимодействия;
• низкий потенциал трудовых ресурсов и недостаточное обучение персонала;
• плохо разработанная стратегия применения lean;
• чрезмерно высокая зависимость от мнения экспертов;
• все измерять (собирать данные, отчеты, показатели), но ни на что не реагировать;
• бесконечный анализ вместо непрерывных улучшений;
• изменяются рабочие места, но не меняются привычки.

? Какие проекты бережливого производства, которые были начаты в феврале по штамповочному цеху, сейчас остаются в работе?

! Ответ— в табл. 6. Проекты в работе, поэтому графы затрат и эффекта не заполнены.

Согласно Журналу проектов (см. табл. 3) плановая дата завершения проекта 125 «Доска приема-передачи смен» сегодня (условно) — 25.04.2019, поэтому запрашивают сведения у кураторов и экспертов проекта.

Кроме того, перед предоставлением отчета по табл. 6 руководству уточняют затраты по проектам, какие улучшения уже достигнуты, объем проведенной работы. Изменения по концепции бережливого производства требуют времени, но два месяца — это тот период, когда позитивные изменения уже должны быть заметны.

? Какие проекты бережливого производства завершены в апреле положительно и какие результаты они принесли?

! Ответ на этот вопрос — в табл. 7.

Согласно данным табл. 7 в апреле с положительными для компании результатами завершили три проекта бережливого производства:

• штамповочный цех — быстрая переналадка обеспечит компании 600 тыс. руб. годового экономического эффекта;
• сборочный цех — внедрили вытягивающее производство с помощью канбан-карточек, что принесет компании 720 тыс. руб. в год;
• в отделе технического контроля внедрили доску приема-передачи смен. Единовременные затраты составили 20 тыс. руб. Это сделает более эффективным управление качеством в компании.

Суммарный годовой эффект от устраненных потерь в результате внедрения бережливого производства только по проектам, завершенным в апреле, составит 1670 тыс. руб.

Рассмотрим еще одну группу отчетов, настроенных с помощью сводных таблиц на основании Журнала проектов.

Список полей сводной таблицы:

• названия строк — столбец-сцепка «№+Наименование», Дата начала, сцепка «Куратор+Цель»;
• названия столбцов — значения;
• значения — Эффект от проекта БП (годовой) и Затраты;
• фильтр отчета — №, Эксперт проекта, Куратор, Подразделение, Статус, Инструмент, Цель, Потери.

Для интерактивной фильтрации также подключены срезы к столбцам с датами. Окно этой группы отчетов представлено на рис. 9. С их помощью можно ответить на следующие важные вопросы.

? Какие проекты бережливого производства сейчас в работе у главного механика?

! Ответ — в табл. 8.

Поскольку проекты еще в работе, стоимостных показателей эффекта и затрат нет. В настоящее время у главного механика три проекта, которые нацелены на повышение выработки рабочих, сокращение затрат на запчасти, сокращение длительности ремонта.

В зависимости от приоритетов руководитель предприятия может принять решение сосредоточиться на каком-то одном проекте. Например, в компании «узким горлышком» является штамповочный цех. Из-за частых поломок и переналадок штамповочных прессов неоднократно нарушались сроки сдачи готовой продукции. В такой ситуации руководитель дает распоряжение главному механику сосредоточиться на проекте 113 «Исключение ошибок при ремонте прессов штамповочных» от 12.02.2019.

? Какие проекты бережливого производства направлены на устранение потерь, вызванных перепроизводством?

! Это три проекта (табл. 9).

Недостаток табл. 9 — не видно, на какой стадии находится проект. Чтобы это выяснить, можно воспользоваться фильтром или уточнить данные в Журнале (см. табл. 3).

Обратите внимание!

Если важно статус проекта вывести в отчет, тогда усложняют сцепку (см. табл. 4) — к «Куратор + Цель» =[@Куратор]&" /"&[@Цель] добавляют еще графу «Статус проекта».

Из трех проектов, направленных на устранение потерь перепроизводства, завершен положительно проект № 109: годовой эффект — 720 тыс. руб., а единовременные затраты — 80 тыс. руб.

Не принес положительных результатов и был закрыт проект 108 «Организация вытягивающего производства между заготовительным и механическим цехами».

В работе остался только один проект, направленный на устранение потерь перепроизводства, — 110 «Организация вытягивающего производства в штамповочном цехе».

Этого недостаточно. С одной стороны, перед компанией стоит задача уменьшить объем оборотного капитала и объемы НЗП, с другой — есть положительный и отрицательный опыт. Решение — инициировать еще два проекта, направленные на устранение перепроизводства. Куратором следует назначить начальника производственно-диспетчерского отдела, в качестве экспертов привлечь сотрудников ПЭО.

? Какие проекты бережливого производства, открытые по инструменту кайдзен — непрерывное совершенствование, дали положительные результаты?

! Кайдзен-проектов в опыте компании четыре (табл. 10). Годовой эффект от проектов оценен экспертами в 210 тыс. руб. Проекты были направлены на повышение культуры производства и сокращение длительности производственного цикла.

Внедрение кайдзен — это долгосрочные и регулярные проекты, улучшениями нужно заниматься ежедневно. Мероприятия по улучшениям каждое по отдельности могут быть небольшими, но именно пошаговые улучшения в совокупности приводят к значительным результатам.

В компаниях с философией кайдзен, когда сотрудник видит возможность сделать свою работу лучше, он должен внедрить эти изменения. Эти изменения часто не требуют инвестиций. Если в компании применяется кайдзен, численность штата может быть снижена на 10–20 %, в отдельных случаях — на 50 %.

В интересах компании, чтобы кайдзен-мероприятия генерировались сотрудниками регулярно и в больших количествах. В рассматриваемой условной компании в настоящее время в работе нет кайдзен-мероприятий. Это плохо. Руководству необходимо проанализировать ошибки (см. ранее) и пересмотреть систему мотивации персонала.

Обратите внимание!

Перечень отчетов, которые можно получить из рассматриваемой Excel-модели «Бережливое производство», не является исчерпывающим и определяется задачами и спецификой компании.

Мы рассмотрели порядок организации в Excel Журнала проектов, способы получить эффективные отчеты. Во второй части статьи поговорим об учете и контроле показателей бережливого производства.