Административно-управленческие расходы - как правильно их распределить между подразделениями?

Ключевые вопросы:

Что такое административно-управленческие расходы?

Зачем нужно их рассчитывать отдельно от других расходов?

Какие есть варианты распределения административно-управленческих расходов между подразделениями?

Как изменятся финансовые итоги при выборе одного из этих вариантов?

Распределение административно-управленческих расходов необходимо не только для того, что сформировать полную и корректную себестоимость видов продукции, но и для того, чтобы можно было оценить эффективность работы каждого подразделения компании, генерирующего выручку.

На основе такой оценки можно сделать выводы об успешности работы конкретного подразделения или наличии у него определенных финансовых проблем.

Что такое административно-управленческие расходы?

Административно-управленческие (или общехозяйственные) расходы — это расходы, которые осуществляются для нужд управления и непосредственно не связаны с производственным процессом.

Перечень административно-хозяйственных расходов чрезвычайно широк и включает как довольно крупные их статьи (например, амортизацию), так и множество мелких, которые, однако, в совокупности могут образовывать достаточно существенные суммы.

На рисунке перечислены расходы, которые можно отнести к административно-управленческим.

В бухгалтерском учете для аккумулирования подобных расходов предусмотрен счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Зачем обособлять административно-управленческие расходы от иных расходов?

Административно-управленческие расходы не включаются в себестоимость продукции сразу в момент своего образования, а рассчитываются обособленно. Это обусловлено необходимостью объективной оценки экономической эффективности этапов производственного процесса.

В ходе производства продукции формируется ее прямая производственная себестоимость из возникающих расходов, которые можно сразу включить в нее без какого-либо распределения (например, стоимость сырья, которое идет непосредственно на выпуск продукции А, заработная плата рабочего, который занят только выпуском этой продукции, и другие аналогичные расходы).

На этом этапе деятельности уже можно получить определенное представление о ее рентабельности.

Далее возникают расходы, которые являются производственными, но которые уже нельзя отнести только к одному виду выпускаемой продукции. Их называют общепроизводственными. Например, это расходы на электроснабжение цеха. Они производственные, но если цех выпускает несколько видов различной продукции, такие расходы нельзя непосредственно отнести к одному из них. Потребуется задействовать определенный механизм распределения.

Вновь оценив рентабельность, мы сможем судить о ее достаточности, говорить о необходимости или снижения расходов, или повышения продажных цен, или же вообще отказа от производства данного вида продукции.

И, наконец, имеют место еще и общехозяйственные расходы. Управленческий аппарат сам по себе напрямую не генерирует доходы, то есть ни директор, ни бухгалтер не производят продукцию, не продают товары. Однако назвать их бесполезными и сократить тоже нельзя. Без грамотного управления и умелого учета, как и без выполнения многих других важных управленческих функций — снабжения, логистики, наконец, даже просто уборки помещений и территории — производственный процесс тоже остановится, ну или станет неэффективным. Следовательно, без административно-управленческих расходов невозможна организация рентабельной работы предприятия.

Обособление таких расходов от других необходимо по ряду причин. В первую очередь это нужно:

• для более корректной оценки их уровня;
• точности соответствующих прогнозов;
• целевого контроля за размером общехозяйственных расходов;
• понимания их влияния на рентабельность деятельности компании;
• расчета финансового результата по отдельным подразделениям и видам продукции, работ, услуг;
• определения экономической эффективности реализации инвестиционного проекта.

Компания «Дельфин» планировала реализацию дорогостоящего инвестиционного проекта. Ее специалисты произвели прогнозный расчет производительности оборудования, подсчитали все производственные и общецеховые расходы, сформировали планы по выручке. На основе всего этого был выведен итоговый финансовый результат будущей деятельности, содержащий оптимальные и привлекательные цифры.

Однако когда проект был представлен в банк для оценки возможности кредитования, тот сделал обоснованное замечание по содержанию расчетов, указав на отсутствие в них административно-управленческих расходов. Банк пояснил, что компания необоснованно завышает рентабельность проекта, что приводит к получению искаженных итоговых цифр.

Представители компании попробовали отбиться, пояснив, что управленческий персонал уже есть и сможет выдержать дополнительную нагрузку с учетом своего уровня квалификации.

Тогда менеджер банка дополнительно объяснил, что реализация настолько крупного инновационного проекта потребует обязательных ввода дополнительных должностных единиц, увеличения количества рабочих мест, покупки нового офисного оборудования. В любом случае нагрузка на имеющийся управленческий персонал существенно возрастет, что заставит его отвлекаться от других обязанностей, снизит эффективность управленческого процесса. Банк счел, что нет оснований не рассчитывать управленческие расходы, приходящиеся на новый инвестиционный проект, и отклонил прогнозный расчет этого проекта.

Корректное распределение общехозяйственных расходов помогает избежать перекосов при формировании финансового результата.

В ООО «Берегиня» за отчетный период:

• итоговая прибыль с учетом прочих доходов и расходов, но без учета управленческих расходов была равна 1 988 345 руб.,
• накопленные, но не списанные управленческие расходы составили 1 671 120 руб.;
• была произведена продукция, которая осталась в складских остатках, а в продажу шли остатки продукции, изготовленной за прошлые периоды.

В итоге сформированный финансовый результат составил:

• в бухгалтерском учете — 317 225 руб. (1 988 345 руб. – 1 671 120 руб.). Расчет произведен путем единовременного уменьшения финансового итога на сумму накопленных за период управленческих расходов;
• в управленческом учете — 1 988 345 руб. Накопленные управленческие расходы были распределены между видами произведенной продукции, увеличив ее себестоимость и обеспечив равномерное формирование финансового результата по мере продажи складских запасов товаров.

Как распределять административно-управленческие расходы в бухгалтерском учете по объектам калькулирования?

Чтобы ответить на данный вопрос, нужно обратиться к нормативным документам.

Согласно им порядок учета и списания прямых производственных расходов выглядит так: суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и оказанных услуг списываются с кредита счета 20 «Основное производство», на котором учитываются расходы, которые непосредственно связаны с производством отдельных видов продукции и могут быть напрямую включены в их себестоимость, в дебет счетов 43 «Готовая продукция», 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», 90 «Продажи» и др.[1]

Все остальные формирующиеся в ходе производственного процесса расходы, которые являются косвенными, связаны с производством нескольких видов продукции и не могут быть отнесены на объект калькулирования непосредственно в момент их возникновения, распределяются на объекты калькулирования расчетным путем пропорционально базе, избранной в учетной политике предприятия, или списываются в качестве условно-постоянных затрат в дебет счета 90 «Продажи».

Косвенными расходами будут расходы, учитываемые на счетах:

1) 25 «Общепроизводственные расходы». Это различные общецеховые расходы, которые после своей аккумуляции согласно Инструкции № 94н списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Инструкция № 94н по факту указывает на необходимость распределения общепроизводственных расходов, так как без него не получится списать их напрямую на счет 20 «Основное производство»;

2) 26 «Общехозяйственные расходы». Они в итоге относятся в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» или 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (если вспомогательные производства либо обслуживающие производства и хозяйства соответственно производили изделия, выполняли работы, оказывали услуги на сторону) либо в качестве условно-постоянных затрат списываются в дебет счета 90 «Продажи»;

3) 44 «Расходы на продажу». Это расходы, связанные со сбытом продукции, в частности на затаривание и упаковку изделий на складах готовой продукции, их доставку в место отправления, погрузку в транспортные средства, рекламу, а также представительские расходы и т. п. Эти расходы списываются полностью или частично в дебет счета 90 «Продажи».

Как можно увидеть, Инструкция № 94н не запрещает распределять общехозяйственные расходы на себестоимость выпускаемой продукции, предоставляя хозяйствующим субъектам свободу в этом вопросе. Нельзя распределять только расходы, связанные со сбытом продукции. Однако, кроме нее, есть и иные методологические нормы.