Автоматизация платежного календаря: что нужно о ней знать?

Платежный календарь — это плановый финансовый документ, предназначенный для формирования графика денежных потоков на определенный период. Составление этого документа достаточно трудоемко, в связи с чем возникает необходимость в его автоматизации. Давайте рассмотрим, как это сделать и что конкретно нужно автоматизировать.

Что нужно сделать, чтобы автоматизировать платежный календарь?

Решить указанную задачу можно по-разному, однако в любом случае можно выделить ряд действий, последовательное выполнение которых позволит без потерь автоматизировать платежный календарь в оптимальные сроки и с нужной эффективностью.

Шаг 1. Определите потребности в автоматизации процессов

Мало просто задаться целью автоматизировать необходимый процесс. Нужно еще и понимание того, что именно нужно автоматизировать, на какие факторы и действия необходимо обратить особое внимание.

Соответственно, целесообразно проанализировать имеющиеся и применяемые программные наработки, наметить пути их совершенствования.

По факту для этого необходимо сделать следующее:

1. Ознакомиться с видением ситуации руководителем.

Тонкости процесса автоматизации обычно не очень интересуют руководство, но случаются и исключения. В этом случае требования директора должны быть учтены при оценке потребностей в автоматизации платежного процесса. Чаще всего эти требования бывают общего плана, но непосредственно влияющие на формируемые подходы к автоматизации.

Например, руководитель может не предъявлять детальные требования к автоматизации платежного календаря, но требовать соблюдения определенных жестких сроков согласования платежей. Следовательно, эти сроки нужно будет учесть в ходе автоматизации платежного календаря.

В ООО «Ракета» согласование предварительных несрочных платежных заявок происходило в течение двух рабочих дней. Руководитель организации велел сократить этот срок до одного рабочего дня. Соответственно, автоматизированный платежный календарь должен учитывать данный временной лимит. Подписанты должны получать предупреждения при приближении крайнего срока согласования, потребуется введение статуса «Просроченное согласование» и т. п.

2. Определить направления автоматизации с финансовым директором и главным бухгалтером.

Именно эти два экономических руководителя лучше всех видят ситуацию, понимают, куда надо двигаться и какими путями, что в приоритете для организации, а что может подождать.

3. Опросить финансово-экономических работников.

Эти работники непосредственно ведут учетный процесс, видят его изнутри, знают все его достоинства и недостатки. Их мнение очень ценно и важно. Зачастую именно от финансово-экономических работников поступают крайне полезные рекомендации.

Такие предложения не обязательно направлены на автоматизацию платежного календаря: они могут касаться и общей модернизации учетного процесса, однако это не делает их менее важными и нужными, равно как и не связанными с автоматизацией. Ведь одна автоматизация многого не даст, если сами документооборот, методология и т. п. несовершенны. Комплексная эффективность достигается лишь комплексными действиями.

Некоторые замечания финансово-экономических работников могут быть банальными, но при этом открывать глаза на важные факторы, которые упускаются «верхами» и из-за которых все планы по автоматизации могут рухнуть.

В ООО «Высота» есть несколько подразделений, расположенных в разных районах области. Изначально платежные заявки формировали подразделения и пересылали по электронной почте в головной офис. Там эти заявки обрабатывались, анализировались, проверялись на предмет соблюдения платежных лимитов, выполнения прогнозных показателей, наличия всех необходимых согласований и аналитических пометок для дальнейшего ведения аналитического учета, а затем их данные переносились в платежи, планируемые к осуществлению.

Данный процесс занимал существенную часть времени финансово-экономического работника. Руководство решило его оптимизировать и автоматизировать платежный календарь: сделать так, чтобы платежные заявки подразделений сразу попадали в общий пул платежных заявок, предварительно пройдя автоматический анализ на предмет всех согласований, наличия аналитических статей, соответствия планам и лимитам.

Планы по автоматизации не являлись секретными, однако с работниками подразделений начальство ими детально не делилось, считая это излишним. Было лишь сообщено, что система согласования платежей будет модернизирована.

Однако во время планового посещения одного из подразделений финансовый директор в ходе диалога с экономистами выяснил, что филиал обеспечен офисной техникой по остаточному принципу. Все компьютеры подразделения довольно старые, имеют слабые технические характеристики, сильно тормозят и «долго думают» при загрузке даже стандартных офисных приложений. Из-за этого оперативность выполнения даже текущей работы оставляет желать лучшего. Установка нового планируемого приложения в задуманном формате фактически парализовала работу.

Аналогичной ситуация оказалась и в других подразделениях, то есть своевременно выяснилось, что до внедрения изменений необходимо модернизировать (а иногда и вообще приобрести новую) офисную технику. Это потребует существенных денежных трат, которые на данный момент компания не может себе позволить.

По этой причине автоматизацию платежного календаря пришлось отложить на определенное время.

4. Опросить профильных работников, которые работают с платежными заявками.

Указанные работники видят ситуацию под другим углом. Полученные от них комментарии и советы также очень важны, так как помогают оценить положение дел не с точки зрения финансово-экономической службы, а комплексно.

В частности, на практике были случаи, когда работники профильных служб делали обоснованные критические замечания относительно:

• реалистичности сроков документооборота;
• удобства работы с заявочной системой (интерфейса ее оболочки, отдельных эксплуатационных особенностей и т. п.);
• обоснованности применения детализированных справочников статей расходов, необходимости пересмотра аналитической структуры отчетов.

Шаг 2. Сформируйте техническое задание

По большей части технологию выполнения работ внутренняя IT-служба или подрядные организации определят сами, но зачастую им всё же нужно указать направление действий, дать определенные технические ориентиры.

Например, мало просто указать в техническом задании: «Надо внедрить систему согласований». Необходимо при этом детализировать:

• кто будет входить в число подписантов;
• будет ли согласование ступенчатым (при котором документ вначале согласовывает один менеджер, а только после него другой) или параллельным (осуществляемым всеми подписантами единовременно);
• какую процедуру требуется соблюдать, если первично получен отказ в согласовании (в частности, нужно ли согласовывать повторно документ тем подписантам, которые уже утвердили его, или же только тем лицам, которые увидели недостатки в заявке и отклонили ее).

Таких нюансов может быть множество, и ни один технический работник не сможет их учесть, если не будет иметь хорошо прописанного задания.

Приведем еще пример. Мы хотим, чтобы заявки профильных служб сразу попадали в общий пул заявок. Однако если это реализовать, мы рискуем получить вал ошибок и недочетов, попадающих в платежный календарь. Соответственно, должна быть продумана фильтрационная процедура, при которой платежные заявки хоть и попадают в общую систему, однако до проверки финансово-экономическим работником на предмет соблюдения лимитов, правильности применения статей расходов, выполнения иных обязательных внутренних требований они находятся в статусе «В работе» и не влияют на уже проверенные и принятые к платежу платежные заявки.

Все эти нюансы, границы действий и оговариваются в техническом задании. Подготовить его не очень легко, ведь нужно описать последовательность процессов, детализировать действия, указать справочники, которые будут задействованы. Зачастую понадобится изначально сформировать методологию в части особенностей согласования данных, движения документов, сроков прохождения сумм и т. п.