Работа с листами Excel: эффективные приемы для экономистов и специалистов финансовой службы

При подготовке бюджетов, отчетов и аналитических сводок специалисты финансовой службы работают с многолистовыми таблицами в Microsoft Excel. По мере составления документа количество листов всё увеличивается, что усложняет навигацию, поиск данных и их консолидацию. В статье рассмотрены проверенные методы управления рабочими листами Excel, позволяющие:

• упорядочить структуру документа;
• обеспечить надежную связь между таблицами на разных листах;
• минимизировать затраты времени на формирование финансовой отчетности.

Освоение данных приемов повысит эффективность работы экономиста и снизит вероятность ошибок при обработке данных.

Как создать новый лист в Excel?

Есть три быстрых способа сделать новый лист в Excel.

Способ 1. Создать лист с помощью кнопки «+» в нижней части экрана (рис. 1). Для этого вам нужно:

• найти внизу окна Excel полоску с названиями листов (Лист1, Лист2 и т.  д.);
• нажать на значок «+» рядом с последним листом.

Мгновенно появится новый лист, и ему автоматически будет присвоено имя (Лист3, Лист4 и т.  д.).

Способ 2. Создать лист, используя контекстное меню (рис. 1). Последовательность действий в этом случае будет такой:

1. Кликните правой кнопкой мыши по любому из существующих листов.

2. В появившемся меню выберите команду «Вставить».

3. В новом окне последовательно выберите: «Лист» → «ОК».

Способ 3. Создать лист с применением горячих клавиш. Есть две комбинации клавиш, которые используют в этих целях. Вы можете нажать:

1) Shift + F11. Новый лист добавится перед текущим активным листом. Это очень удобно, если вы хотите расположить данные по порядку;

2) Alt + Shift + F1. Новый лист будет добавлен справа от активного — эта комбинация клавиш представляет собой аналог кнопки «+».

Эти комбинации работают во всех версиях Excel. Если горячие клавиши не срабатывают, проверьте:

• не открыт ли файл в режиме «Защищенный просмотр» — в этом случае горячие клавиши блокируются;
• горит ли на клавиатуре индикация клавиши Num Lock (она должна гореть);
• нет ли конфликтов с другими программами.

Как переименовывать и маркировать цветом листы, чтобы в них не путаться?

По умолчанию Excel называет листы «Лист1», «Лист2» и т.  д. Если вы создали несколько листов Excel для разных центров финансовой ответственности или периодов, лучше дать им другие имена, иначе можно в них запутаться.

Чтобы переименовать лист:

• дважды кликните по названию листа внизу экрана;
• введите его новое имя (например, «Цены», «Прибыль», «Справочники»);
• нажмите Enter (рис. 2).

Применительно к именам листов есть некоторые ограничения: такое имя не может быть длиннее 31 символа и не должно содержать символы / \ ? * : [ ].

Дайте листам понятные имена, отражающие суть данных. Для большей наглядности и удобства поиска можно также маркировать каждый лист своим цветом.