Компании на общей системе налогообложения вправе уменьшить базу текущего года на убытки прошлых периодов по правилам, установленным в НК РФ. Поскольку этот процесс может растянуться на несколько лет, хранить документы, подтверждающие размер убытка, нужно весь период списания.

Вместе с тем в НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков хранить документы, связанные с налогообложением, в течение 5 лет. В письме от 16.03.2026 № 03-03-06/2/20810 Минфин России отметил, что компании должны обеспечить сохранность убыточных документов не только в течение периода списания убытков, но и в последующие 5 лет. При этом проведение выездных проверок в этот период на срок хранения документов не влияет.

Нужно отметить, что аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее — например, в письмах от 27.12.2024 № 03-03-06/2/132584 и от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403. Такой срок хранения обусловлен в том числе проведением контрольных мероприятий как в отношении самого налогоплательщика, так и его контрагентов. В частности, выездной проверкой могут быть охвачены 3 года, предшествующих году вынесения решения о проведении проверки (письмо Минфина России от 23.03.2016 № 03-02-08/16273).

Срок хранения документов нужно отсчитывать с налогового периода, следующего за тем, в котором документы в последний раз использовались для оформления отчетности, подтверждения доходов или расходов (письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Источник