10 графических отчетов для руководителя в Excel

Отчетность перед руководством и собственниками компании — важная составляющая в работе планово-экономического отдела. Отчеты должны быть понятными и лаконичными, а контрольные показатели необходимо представлять в подробных аналитиках. Если вам нужно подготовить полугодовую отчетность с учетом таких требований, рекомендуем ознакомиться с материалом данной статьи. Вы узнаете, как в Excel сделать отчеты за полугодие в графической форме, выделить в них ключевые показатели.

ПОДГОТОВКА ПОЛУГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ В EXCEL

При подготовке полугодовой отчетности специалисты сталкиваются со следующей проблематикой:

• большое количество позиций в отчете;
• объемные отчеты — каждый показатель нужно представить в помесячной динамике;
• разброс значений показателей, разный порядок цифр.

Чтобы успешно справиться с указанными проблемами, подготовить для руководства четкие и понятные отчеты за полугодие, предлагаем использовать графическую форму. Для объемных таблиц, подробных аналитик информативно применить спарклайны и условное форматирование, для компактных таблиц и выбранных ключевых показателей оптимально использовать диаграммы.

Спарклайны в Excel

В полугодовом отчете принято демонстрировать помесячную динамику показателей. Речь идет о таких показателях, как выручка, объем реализации, себестоимость, объем закупок и прибыли, рентабельность. Перечень номенклатуры на практике всегда широкий. В таком случае удобно непосредственно в таблицу с показателями вставить графики, что позволит оценить не только отдельные показатели, но и их динамику, сопоставить результаты. Для указанной группы показателей целесообразно применить спарклайны (рис. 1).

Визуализируем данные табл. 1 «Анализ продаж с помощью спарклайнов», выполнив следующие действия:

1. В таблице 1 создаем столбец или строку для размещения следующей графической информации:

• «Динамика за I полугодие»;
• «Анализ выручки по продуктовым группам»;
• «Анализ рентабельности по продуктовым группам».

2. Выполняем команду: Вставка → Спарклайны → График (см. рис. 1). В окне «Создание спарклайнов» задаем диапазон данных и диапазон расположения (рис. 2).

3. Копируем графический элемент в нужное количество ячеек. При необходимости редактируем график с помощью Конструктора (рис. 3). Например, отмечаем флажком отметку максимальных точек или маркеров, изменяем цвет графика.

4. Для «Анализа выручки по продуктовым группам» и «Анализа рентабельности по продуктовым группам» используем тип спарклайна «Столбец».

Дополненная спарклайнами табл. 1 представлена в «Сервисе форм» (код доступа — на с. 119). Из таблицы видно, что только выручка по красителям снижается, имеет нисходящую динамику графика-спарклайна. По остальной продукции и в целом по компании выручка растет (графа «Динамика за первое полугодие»).

Строка «Анализ выручки по продуктовым группам» показывает, что наибольший объем выручки компания получает от реализации кирпича стандартного гладкого — 4003,9 из 42 068,82 тыс. руб.

Столбцовый спраклайн в строке «Анализ рентабельности по продуктовым группам» показывает, что максимальную рентабельность имеет кирпич фактурный — от 40 до 42,9 %. Скачек рентабельности произошел в апреле (видно на графике в столбце «Динамика за I полугодие»). В апреле зафиксирована отрицательная рентабельность по кирпичу стандартному и сниженная (11,1 %) по кирпичу гладкому с повышенным содержанием пигментов.

Важный момент: в отчете нужно указать причину визуализированных изменений. Возможная причина изменений в рассматриваемом случае: в начале сезона продаж (весна) предоставили акционные скидки для стимулирования объемов продаж, привлечения новых клиентов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

При копировании таблицы со спарклайнами из Excel в документ Word графики могут быть не видны. В таком случае используют вставку в формате рисунка.

Условное форматирование

В отношении расходов руководство часто требует подробную аналитику. Это могут быть бюджеты расходов по разным направлениям, подробный отчет по фонду оплаты труда, платежи поставщикам. В отчетах нужно выделять важную информацию и нестандартные значения. Восприятие данных улучшится, если использовать гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков.

Подготовим табл. 2 «Бюджет общезаводских расходов за I полугодие (факт)» к сдаче руководству с помощью функций условного форматирования:

1. Выделяем в таблице диапазон, информацию которого нужно представить более наглядно (в примере — столбцы январь-март). Задаем: Главная → Условное форматирование → Цветовые шкалы. Выберем информативную цветовую шкалу «зеленый-белый» (рис. 4). Пользователи могут выбрать шкалу цвета на свое усмотрение.

Высокие расходы окрасились в привлекающий внимание зеленый цвет:

• расходы на фонд оплаты труда с отчислениями — 250, 240 и 236 тыс. руб.;
• представительские расходы в марте — 300 тыс. руб.

Чем выше сумма расходов, тем насыщеннее цвет в ячейке.

1. Дополняем табл. 2 визуализацией итоговых показателей по статьям расходов. Выделим цифры в столбце факта за полугодие и выполним действия: Главная → Условное форматирование → Наборы значков → Другие правила. Сделаем индивидуальные настройки (рис. 5).

Выбираем «Форматировать все ячейки на основании их значений», а затем подходящий «Значок». В нашем случае это гистограммы. Определяем «Значение» и «Тип»:

• заполненная гистограмма (четыре деления) — для значений более 500 тыс. руб.;
• гистограммы с тремя делениями — от 100 до 500 тыс. руб.;
• гистограмма с одним делением — все значения менее 100 тыс. руб.

Параметры экономист задает исходя из их разброса, средних значений и правил, принятых в компании.

Бюджет общезаводских расходов для отправки руководству выглядит следующим образом (табл. 2).

На примере таблицы «Кредиторская задолженность на конец периода» рассмотрим еще один способ удобно представить показатели.