Какие типичные ошибки в организации документооборота совершают руководители?

Из статьи вы узнаете, какие ошибки допускают руководители при организации документооборота, к каким негативным последствиям это приводит, как предотвратить и исправить ошибки.

Ошибка 1.

Наличие участков работы, за риски на которых никто не отвечает

Представим себе обычное предприятие, в штате которого есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты. Когда возникает какая-либо неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «Почему меня никто не предупредил?» Персонал задает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать.

Ситуация 1

Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы, соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступало в бухгалтерию слишком поздно, так как работник писал его за пару дней до ухода в отпуск. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя.

Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по ним скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения).

В статье 136 ТК РФ прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов легко найти в свободном доступе (Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/2016).

Такой ответ слушателя не устраивает, он просит найти решение его проблемы. Как выясняется, в организации есть график отпусков, однако довольно часто оплачиваемый отпуск предоставляют по заявлению сотрудника, которое его непосредственный начальник подписывает буквально за день до отпуска. Далее заявление подписывает руководитель предприятия, потом оно поступает в отдел кадров. Кадровики составляют приказ, который передают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии возмущаются, что отдел кадров взял заявление, поступившее слишком поздно, а кадровики отвечают, что не могли не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора.

«Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе, значит, он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Ведь речь не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы не предупредили его о рисках?» — задает он встречный вопрос.

Безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. По общему правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, и если что-то меняется в порядке его предоставления, то в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник обращается к своему руководству и просит предоставить ему отпуск в заранее не согласованное время, то работодатель вправе отказать.

Проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую даже не видят кадровых документов, занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными согласно порядку, установленному в организации? Бухгалтерия, в задачу которой входит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах?

Рассмотренная ситуация — частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть больше. На многих предприятиях отсутствует лицо, подтверждающее своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, не только кадровые. Если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски.

Если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть. Ему нужно знать, какой специалист компетентен и может предупредить о рисках. Нужно продумать систему оформления документов, чтобы этот специалист своей визой подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть.

Отсутствие кадровых рисков может подтверждать руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридических — руководитель технической службы или юрист.

Если руководитель подписал документы, а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, то это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.

Ошибка 2.

Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста

Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».

Ситуация 2

Работая в московском агентстве недвижимости, своей подписью я должна была подтверждать отсутствие гражданско-правовых и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства поиск покупателей недвижимости осуществляла другая компания.

Интересуюсь у менеджера, какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему наша фирма обратилась в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, другую часть — другое. Все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли.

Спрашиваю, почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более непонятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством).

После моего вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что так никак сделать нельзя, но почему, он рассказать не может. Объясняю, что завизировать такой договор не могу: налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы, выполнить которую может любой из 300 наших специалистов, мы зачем-то согласно договору привлекаем третьих лиц.

Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Получить внятное объяснение, почему нельзя должным образом оформить данный договор, мне так и не удалось.

Миссию юриста в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на «Фейсбуке» я прочла мнение одного менеджера (привожу здесь, так как полагаю, что он выражает представление о юристах значительного количества людей): «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик… Написать правовое заключение, скомпилировав части законов, — много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать».

Во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юридическом факультете учат другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и т. д.

Конечно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но, как правило, это специалисты консалтинга очень высокой квалификации. Они специализируются именно на такой работе и берут за нее столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, занимающейся поиском нестандартных решений).

Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, так как внутренний юрист нужен прежде всего для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках. Представим, что вашему юристу поступил конкретный договор. Некоторые риски он может устранить самостоятельно путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые — с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.

Может случиться, что отдельные риски не будут устранены, так как юрист не вправе принимать решения за вашего контрагента, диктовать коммерческие условия менеджерам с обеих сторон. Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия или сделки не будет». Чтобы принять решение, руководитель должен знать, какие риски не устранены после всех согласований. Эти риски юрист должен ему объективно описать.

Представьте себе, что стоит, как в сказке, столб и на нем написано: «Направо пойдешь — коня потеряешь, налево пойдешь — себя потеряешь». Вы же к столбу не станете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более что куда идти, он и не говорил.

Что происходит на предприятиях? Очень часто пытаются переложить ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист тот, который оперативно визирует все документы. Однако в большинстве случаев так поступают юристы, которые не видят рисков из-за низкой квалификации или потому, что им просто лень разбираться в том или ином вопросе. Нередко юрист не указывает риски в силу того, что не хочет конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь рассказать им, с какими неприятностями они могут столкнуться, если совершат те или иные действия.

Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации, сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того, как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. Взрослые люди должны понимать, что не на каждом договоре будет поставлена виза. При ее отсутствии, зная риски, руководителю придется взять на себя ответственность и подписать договор или отказаться от него».