Контроль затрат и оптимизация бюджета проекта ГОЗ

Цель данной статьи — разобрать на примерах механизм внедрения инструментов бережливого производства в процессы контроля затрат и оптимизации бюджета проекта ГОЗ. Мы рассмотрим теоретические выкладки, конкретные алгоритмы действий, таблицы распределения ответственности, а также схемы движения бюджетных средств. Статья будет полезна руководителям проектов, финансовым директорам, начальникам производственных отделов и специалистам по государственному оборонному заказу на предприятиях различного масштаба.

ОСОБЕННОСТИ ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ И БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ПРОЕКТАХ ГОЗ

В условиях современной экономической ситуации, характеризующейся высокой волатильностью цен на сырье, комплектующие и логистику, вопросы контроля затрат в рамках государственного оборонного заказа (ГОЗ) выходят на первый план. Государство как основной заказчик предъявляет жесткие требования не только к срокам и качеству продукции, но и к прозрачности ценообразования. Любое превышение утвержденной сметы проекта по ГОЗ грозит штрафными санкциями, потерей доверия со стороны контролирующих органов.

Перед предприятиями оборонно-промышленного комплекса стоит двойная задача: с одной стороны, соблюсти государственные расценки и нормы рентабельности (как правило, не превышающие 10–30 % в зависимости от типа продукции), с другой — удержать качество на требуемом уровне, не допуская срывов поставок. Традиционные методы снижения затрат за счет грубой экономии на материалах или заработной плате здесь неприемлемы, так как ведут к браку и нарушению тактико-технических характеристик.

На помощь приходит концепция бережливого производства. Возникнув как система управления качеством на предприятиях, бережливое производство предлагает инструменты, которые позволяют выявить и устранить так называемые «потери». Перенос принципов бережливого производства на контроль затрат позволяет сокращать бюджет без потери ценности для потребителя (государства и армии).

Прежде чем говорить об оптимизации, нужно понять, где появляются лишние затраты в структуре проекта ГОЗ. Бюджет такого проекта существенно отличается от коммерческого заказа.

В соответствии с нормативными актами бюджет проекта ГОЗ включает:

• сырье, материалы, покупные комплектующие изделия, спецоборудование;

• заработную плату основных и вспомогательных рабочих (с начислениями);

• косвенные (накладные) расходы;

• прибыль исполнителя (нормируется государством);

• прочие затраты: командировки, сторонние услуги (соисполнители по кооперации).

Главное отличие бюджета ГОЗ от любого коммерческого проекта — режим строгого контроля и принцип прямой относимости затрат. На практике это означает: на проект ГОЗ разрешается относить только расходы, связанные с его исполнением. Каждый рубль, заявленный в смете, должен быть подтвержден первичным документом (накладной, актом, нарядом), из которого видно, что эта работа или материал нужны для данного оборонного заказа, а не для другого производства.

За перерасходом средств следует непрерывный контроль. Военная приемка проверяет фактическое использование материалов и трудозатрат. Территориальные управления ФАС (как орган по контролю за ГОЗ) вправе запросить любые документы. При выявлении необоснованного завышения себестоимости сумма перерасхода исключается из цены контракта, а исполнитель может быть привлечен к ответственности.

Применительно к проектам ГОЗ можно выделить шесть основных видов потерь, которые выявляются инструментами бережливого производства (таблица 1).

Попытка сократить бюджет проекта простым урезанием статей (например, «уменьшим расходы на вспомогательные материалы на 30 %») без анализа процессов часто приводит к обратному эффекту. Например, снижению качества конечного продукта, финансовым и временным потерям.

Бережливое производство предлагает иной подход: сокращать нужно не затраты, а потери. Только после устранения потерь необходимые затраты естественным образом снижаются. Бюджет при этом становится «сухим» и прозрачным для контроля государственным заказчиком.

МЕТОДОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ ПРОЕКТА ЧЕРЕЗ ПРИЗМУ БЕРЕЖЛИВОСТИ

Для руководителя проекта, отвечающего за бюджет, бережливое производство — это систематический способ выявления и устранения тех шагов в процессе создания продукта, которые не добавляют ценности с точки зрения государственного контракта.

Ключевые принципы в адаптации к ГОЗ:

• ценность для заказчика — это только те свойства продукта, которые прямо прописаны в тактико-технических требованиях. Все, что выше или «запасено», — потенциальные потери;

• карта потока создания ценности — необходимо нарисовать пошаговую схему от получения аванса до сдачи готового изделия, указать время и деньги на каждом шаге;

• вытягивание — нельзя начинать следующий этап работ по проекту, пока предыдущий этап не подтвердил свою потребность (идеально для синхронизации бюджета: деньги поступают ровно под конкретную работу).

Механизм контроля затрат через призму бережливости

Контроль затрат в проекте ГОЗ с использованием бережливых инструментов — это не ежемесячное заседание с калькулятором, а ежедневное наблюдение за тремя потоками:

• материальный поток (не лежит ли деталь на складе лишних 2 недели);

• информационный поток (не согласовывается ли смета 10 дней, хотя реально нужно 2 часа);

• финансовый поток (не ушли ли деньги на оплату услуги, которая не нужна для исполнения гособоронзаказа).

Управление происходит по принципу «видного контроля»: как только выявлено отклонение параметра (например, расход стали на 1 изделие превышает норматив), запускается механизм «стоп-сигнал» и анализ корневой причины по методу «пять почему».

Такт-процесс и бюджетная синхронизация

В бережливом производстве важна категория «такт-время» (расчетный ритм выпуска) — темп, с которым должен выпускаться продукт, чтобы удовлетворить спрос.

Расчетный ритм выпуска — это интервал времени, через который с конечной стадии производственной линии должно сходить готовое изделие, чтобы общий объем выпуска точно соответствовал потребности заказчика (в случае ГОЗ — государственному контракту) при условии работы в нормальном режиме без сверхурочных и простоев.

Проще говоря, это ответ на вопрос: «Как часто мы должны выпускать одну штуку продукции, чтобы сдать весь объем заказа точно в срок?»

Расчетный ритм — главный измеритель того, насколько разумно устроен производственный процесс с точки зрения денег. Он связывает воедино три вещи: спрос заказчика, время работы людей и оборудования, себестоимость. Вот как он влияет на бюджет проекта ГОЗ:

Рассмотрим пример определения расчетного ритма производственного процесса.

По проекту ГОЗ компании «Альфа» требуется поставить 1000 блоков управления в год. Рабочих дней — 250. Такт: 250 рабочих дней / 1000 шт. = 0,25 рабочих дня = 2 часа. Это значит, что каждые 2 часа с финальной линии должно сходить готовое изделие.

Если реальное время на операции составляет 2,5 часа, бюджет трещит по швам: персонал перерабатывает (выплаты сверхурочных часов) или срывает срок (что может означать штрафные санкции для компании).

Инструменты бережливого производства (например, перепланировка рабочего места или стандартизация переходов) позволяют вернуть 30 минут, а значит, удержать бюджет заработной платы в норме.

Важный момент: никогда не пытайтесь подогнать ритм, просто заставляя людей работать быстрее без изменения технологии. Это приведет к браку и перегрузке персонала. Правильный путь — убрать потери, сократить перемещения и ожидания, сделать поток непрерывным. Тогда ритм сам выйдет на нужную цифру, а бюджет останется в рамках контракта.