Как оптимизировать расходы: раскрываем потенциал «Таблицы данных» в Excel

Запланировали оптимизировать расходы, но традиционные расчеты отнимают время? Инструмент Excel «Таблица данных» (анализ «что если») моделирует десятки сценариев событий за считанные минуты и показывает оптимальные решения по снижению затрат. Разберем на примере швейного производства, как рассчитать точку безубыточности при разных уровнях расходов и найти узкие места для экономии затрат.

ЧТО ТАКОЕ «ТАБЛИЦА ДАННЫХ»

«Таблица данных» в Excel — это инструмент анализа «что если», который позволяет:

• оценить, как изменение одного или двух параметров влияет на результат формулы;

• быстро просчитать десятки сценариев без ручного перебора;

• визуализировать зависимость между затратами, объемом производства и прибылью.

Для экономиста это значит:

• мгновенный расчет точки безубыточности при разных ценах или расходах;
• оценку рисков при росте арендных ставок или стоимости материалов;
• поиск оптимального баланса между переменными и постоянными затратами.

Рассмотрим, как это происходит, на примере.

ПРИМЕНЕНИЕ «ТАБЛИЦЫ ДАННЫХ» ДЛЯ РАСЧЕТА ТОЧКИ БЕЗУБЫТОЧНОСТИ

Точка безубыточности — это ключевой экономический показатель, который показывает объем продаж, при котором выручка компании полностью компенсирует все расходы. Это точка равновесия, когда бизнес перестает работать в убыток, но еще не генерирует чистую прибыль.

Точку безубыточности измеряют двумя способами:

• в натуральных единицах (количество продукции, товаров, услуг) — актуально для предприятий с узким ассортиментом. Показывает, сколько единиц продукции необходимо реализовать для покрытия затрат;

• в стоимостном выражении (рубли) — используется при производстве и реализации широкого ассортимента продукции с разной рентабельностью. Отражает минимальную сумму выручки для достижения самоокупаемости.

Рассмотрим расчет точки безубыточности на примере швейного предприятия «Олимп», используя данные о расходах за отчетный месяц (таблица 1).

В таблице 1 точка безубыточности швейного предприятия — 949 ед. ежемесячно. Это значит, что при реализации меньшего количества изделий компания работает в убыток, а 950-я единица продукции начинает генерировать прибыль. Зная этот показатель, управленцы корректируют производственный план и маркетинговую стратегию, оптимизируют расходы.

На рисунке 1 точка безубыточности в Excel рассчитана с учетом округлений до целого.

В сочетании с «Таблицей данных» точка безубыточности превращается в мощный аналитический инструмент для поиска оптимальных бизнес-решений. Покажем это на примерах.

Применение «Таблицы данных» для анализа и оптимизации постоянных расходов

Определим, как изменение постоянных расходов влияет на точку безубыточности.

Шаг 1. Подготовка данных в Excel.

Разместим в Excel показатели непрямых (постоянных) расходов с диапазоном постоянных затрат от 200 000 руб. до 350 000 руб. (рис. 2). В ячейке C17 ссылка на C14. В свою очередь, С14 содержит формулу расчета точки безубыточности (вариант: внести формулу безубыточности в С17). Выделяем диапазон, как показано на рис. 2.

Шаг 2. Расчеты в Excel объема безубыточных продаж для разного уровня постоянных расходов.

Переходим на вкладку Данные → Прогноз → Анализ «что если» → Таблица данных (см. рис. 2).

В окне «Таблица данных» в «Подставлять значения по столбцам в:» (рис. 3) указываем ссылку на ячейку с постоянными расходами — С12. Наша цель — рассчитать объем безубыточных продаж для разного уровня постоянных расходов. В параметр «Подставлять значения по строкам в:» указываем ссылку на любую пустую ячейку и нажимаем кнопку «ОК».

Шаг 3. Оценка результатов изменения постоянных расходов.

В таблице 2 представлены результаты изменения точки безубыточности при изменении уровня непрямых (постоянных) расходов.

Если оптимизировать постоянные расходы с 281 448 руб. (см. табл. 1) до 200 000 руб., то уже 675-я (а не 950-я) единица продукции (реализованная или произведенная в зависимости от того, что оценивать, — производство или продажи) принесет бизнесу прибыль. Если снизить эти расходы до 250 000 руб., то прибыль принесет 844-я единица.

Шаг 4. Оптимизация постоянных расходов.

Чтобы оптимизировать постоянные расходы по направлениям, необходимо:

1) пересмотреть условия аренды производственных и офисных помещений:

• провести переговоры с арендодателем о снижении ставки с учетом долгосрочной аренды или текущей ситуации на рынке коммерческой недвижимости;

• рассмотреть возможность субаренды части помещения, если площадь используется не полностью;

• изучить варианты переезда в индустриальный парк с льготными условиями для производителей;

• оценить целесообразность покупки недвижимости вместо аренды при стабильном объеме производства;

2) оптимизировать штатное расписание и систему оплаты труда для административно-управленческого персонала:

• провести аудит рабочих процессов и выявить избыточные должности;

• внедрить систему гибкого графика и частичной занятости для административного персонала;

• перевести часть сотрудников (например, IT-специалиста, бухгалтера) на удаленную работу с сокращением затрат на офисное пространство;

• внедрить KPI для административно-управленческого персонала с привязкой премии к ключевым показателям эффективности (снижение логистических расходов, оптимизация закупок);

• использовать аутсорсинг для непрофильных задач (юридическое сопровождение, маркетинг, уборка помещений);

3) снизить затраты на коммунальные услуги общехозяйственного назначения:

• установить счетчики потребления электроэнергии, воды, тепла с почасовым учетом для выявления пиковых нагрузок;

• перейти на энергоэффективное оборудование (светодиодное освещение, энергосберегающие швейные машины);

• внедрить систему автоматического отключения оборудования в нерабочее время;

4) сократить логистические расходы:

• централизовать закупки сырья и материалов для получения оптовых скидок;

• оптимизировать маршруты доставки тканей и готовой продукции с помощью специализированного программного обеспечения;

• договориться о льготных условиях доставки с транспортными компаниями;

• использовать мультимодальные перевозки (комбинация железнодорожного и автомобильного транспорта) для снижения затрат;

• создать систему управления запасами «точно в срок» для минимизации складских расходов;

5) модернизировать оборудование с учетом долгосрочной экономии:

• заменить устаревшие швейные машины на более производительные с меньшим энергопотреблением;

• внедрить автоматизированные системы раскроя ткани для снижения отходов производства;

• использовать программное обеспечение для планирования загрузки оборудования и минимизации простоев;

• рассмотреть возможность приобретения бывшего в употреблении оборудования в хорошем состоянии с существенной экономией;

6) оптимизировать расходы на обслуживание и ремонт оборудования:

• внедрить систему планового технического обслуживания для предотвращения аварийных ремонтов;

• создать запас ключевых запчастей для быстрого устранения неисправностей;

• заключить долгосрочные контракты с сервисными центрами на льготных условиях;

• использовать аналитику данных для прогнозирования износа оборудования и своевременной замены;

7) снизить административные расходы через цифровизацию:

• перейти на электронный документооборот для сокращения затрат на бумагу и печать;

• внедрить CRM-систему для автоматизации работы с клиентами и учета заказов;

• автоматизировать бухучет с помощью специализированных программ (1С, «БухСофт»);

• внедрить систему электронного обучения для персонала вместо очных семинаров;

8) управлять запасами и складскими расходами:

• внедрить систему ABC-анализа для классификации запасов по степени важности и оптимизации закупок;

• использовать метод FIFO («первый пришел — первый ушел») для предотвращения порчи материалов;

• оптимизировать площадь склада за счет вертикальной системы хранения и компактного размещения;

• внедрить RFID-метки для автоматического учета движения товаров и снижения потерь;

• рассмотреть возможность аутсорсинга складских операций для малых предприятий;

9) развивать партнерские отношения и кооперацию с другими производителями:

• обмениваться опытом и лучшими практиками в рамках отраслевых ассоциаций для снижения административных расходов;

• рассмотреть возможность кооперации с дизайнерами и брендами для распределения затрат на разработку лекал и образцов;

• участвовать в государственных и региональных программах поддержки легкой промышленности (субсидии, гранты);

• развивать бартерные отношения с поставщиками услуг (например, обмен готовой продукции на IT-обслуживание или рекламу).