Кадровые документы в электронном виде

Сегодня многие организации активно используют электронный документооборот для автоматизации работы с кадровой документацией.

Работодатели используют электронную почту для переписки с работниками, что позволяет сэкономить время, облегчить поиск документов, выстроить эффективные взаимоотношения с ними.

Однако, к сожалению, пока еще нельзя полностью перевести кадровый документооборот в электронный вид.

Документы, которые можно составлять в электронном формате:

• трудовой договор с дистанционным работником[1];
• электронный больничный лист[2];
• акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам[3];
• сведения о страховом стаже по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ[4];
• справка по форме 2-НДФЛ;
• многие другие документы, на которых работник или работодатель не ставит личную подпись.

Но все же большая часть кадровых документов требует ведения и хранения на бумажных носителях — это личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2 или разработанная и утвержденная работодателем локальная форма), приказы по кадрам, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

Обсудим преимущества электронных кадровых документов как для работодателя, так и для работника, и возможности, которые предоставляют государственные органы для упрощения работы в получении необходимых документов.

РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

В последнее время часто предметом трудового спора между работодателем и работником являются задержка, невыплата заработной платы, невыдача расчетного листка и т. д. Как выясняется в суде, работодатель нарушает трудовое законодательство не всегда умышленно, а из-за халатного отношения к оформлению документов, простой нехватки знаний и грамотности.

Что касается расчетного листка, то не доводить дело до суда возможно, если правильно наладить документооборот в организации и закрепить его правила в ЛНА.

Если выдавать бумажные расчетные листки каждому работнику проблематично, можно этот процесс перевести в электронный вид. Тем самым работодатель не нарушит условия ст. 136 ТК РФ, а улучшит процедуру взаимодействия.

Для суда выдача расчетного листка по всем правилам в электронном виде будет являться прямым доказательством[5]. Тем более что Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 подтверждает право работодателя направлять работникам расчетные листки в электронной форме по электронной почте, но только в том случае, если этот способ закреплен в ЛНА, например, в положении об оплате труда либо в коллективном договоре. Также в ЛНА можно отразить условие выдачи расчетных листков одновременно несколькими способами (на бумажном носителе и в электронном виде), если это делается в организации.

СПРАВКИ ПО ФОРМЕ 2-НДФЛ, О СУДИМОСТИ, ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Отметим, что работнику получить кадровые электронные документы становится проще. Он может получить необходимые документы не только в отделе кадров, бухгалтерии работодателя, но и на Едином портале госуслуг из личного кабинета налогоплательщика для физических лиц.

Ранее пользователи могли только просматривать справку о своих доходах.

Кроме того, через личный кабинет можно направлять в электронном виде справку по форме 2-НДФЛ, например, в банки.

Электронная подпись в справке 2-НДФЛ pdf-формата встроена непосредственно в документ.

Получение электронных справок упрощает работу, экономит время при приеме на работу тех специалистов, которым нужно предоставить работодателю, например, справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования.

Подобную справку предоставляют кандидаты на определенные должности при оформлении на работу:

• сотрудника органов федеральной службы безопасности (п. «в» ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности» (в ред. от 02.12.2019));
• судебного пристава (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 № 118-ФЗ «Об органах принудительного исполнения Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019));
• сотрудника таможенных органов (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (в ред. от 16.12.2019));
• работника клиринговой организации (п. 3 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 № 7-ФЗ «О клиринге, клиринговой деятельности и центральном контрагенте» (в ред. от 27.12.2018));
• прокурора (абз. 5 п. 2 ст. 40.1 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202 - 1 «О прокуратуре Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019));
• руководителя (лица, выполняющего функции единоличного исполнительного органа), члена совета директоров (наблюдательного совета), члена коллегиального исполнительного органа, а также главного бухгалтера лизинговой организации (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.10.1998 № 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)» (в ред. от 16.10.2017));
• частного охранника (п. 5 ч. 2 ст. 11.1 Закона РФ от 11.03.1992 № 2487 – 1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» (в ред. от 02.08.2019));
• сотрудника сферы образования, воспитания, развития, здравоохранения, детско-юношеского спорта, социальной защиты и отдыха с участием несовершеннолетних детей (ст. 351 ТК РФ).

Справка необходима также в случае принятия:

• на военную службу, федеральную государственную гражданскую службу или на работу в органы государственной охраны (подп. 4 п. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.05.1996 № 57-ФЗ «О государственной охране» (в ред. от 27.12.2019));
• гражданскую службу (п. 2 ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 16.12.2019));
• службу в Следственный комитет (п. 2 ч. 4 ст. 16 Федерального закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2019)).

Также справку потребуют при приеме на работу:

• в ведомственную охрану (абз. 3 ст. 7 Федерального закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ «О ведомственной охране» (в ред. от 05.12.2017));
• непосредственно связанную с обеспечением транспортной безопасности (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ «О транспортной безопасности» (в ред. от 02.08.2019)).

Законодательство предусматривает и иные случаи, в которых необходимо предъявлять справку об отсутствии судимости.