Электронные трудовые книжки: к чему и как готовиться кадровикам?

Решение о введении электронных трудовых книжек принято окончательно и бесповоротно. Сейчас на рассмотрении Госдумы находятся три законопроекта (на момент передачи журнала в типографию законопроекты приняты в первом чтении):

• № 748684-7 — «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» (далее — Федеральный закон об изменении ТК РФ);
• № 748744-7 — «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»» (далее — Федеральный закон об изменениях в персучете);
• № 748758-7^[1] — «О внесении изменений в Кодекс об административных правонарушениях РФ в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений)» (далее — Федеральный закон об изменении КоАП РФ).

Рассмотрим, что нас ожидает в связи со скорым принятием этих законов.

В переходный период (2020 год) уже будет немало изменений в нашей практической деятельности. Рассмотрим основные восемь.

1. ВВОДИТСЯ ПОНЯТИЕ СВЕДЕНИЙ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Федеральным законом об изменениях в персучете вводится понятие сведений о трудовой деятельности (далее — СТД), под которыми понимается информация о трудовой деятельности и трудовом стаже граждан, включающая сведения об их приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении.

Аналогичное, но несколько расширенное определение будет в ч. 1 новой ст. 66.1, которая вносится Федеральным законом об изменении ТК РФ: СТД — это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему Пенсионного фонда РФ.

2. НАЧИНАЯ С 2020 ГОДА НУЖНО БУДЕТ ЕЖЕМЕСЯЧНО ПРЕДСТАВЛЯТЬ В ПФР СТД О РАБОТНИКАХ

Федеральным законом о персучете предусмотрено, что каждый работодатель будет обязан не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Пенсионный фонд СТД о каждом своем работнике[2].

Федеральный закон об изменении ТК РФ предписывает Пенсионному фонду разработать, согласовать с Минтрудом РФ и утвердить форму представления СТД в информационную систему ПФР.

Поскольку СТД указываются за период с 01.01.2020, то именно 1 января 2020 года и является точкой отсчета: таким образом, первый отчет нужно будет направить в феврале (не позднее 15 числа) о работниках, которые в январе были приняты на работу, переведены на другую работу и уволены с работы.

СТД включают в себя следующую информацию:

1) место работы. Здесь указываются:

• наименование страхователя и сведения о его переименованиях (основания переименований и реквизиты документов о переименованиях);

• регистрационный номер страхователя;

2) выполняемая работа и периоды работы:

• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя;

• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации);

• сведения о переводах на другую работу;

• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;

• реквизиты соответствующих приказов.

3. С 1 ЯНВАРЯ 2021 ГОДА РАБОТОДАТЕЛИ ОБЯЗАНЫ ОТПРАВЛЯТЬ В ПФР КАК ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ СВОДНЫЕ СТД, ТАК И СТД О КАЖДОМ ПРИНЯТОМ И УВОЛЕННОМ РАБОТНИКЕ

Начиная с 1 января 2021 года работодатели будут обязаны:

1) продолжать формировать и направлять в ПФР ежемесячные сводные СТД;

2) не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа направлять СТД о приеме на работу и увольнении каждого работника.

СТД будут передаваться в ПФР:

• работодателями, имеющими 25 и более работников, — обязательно в электронной форме;

• работодателями, имеющими менее 25 работников, — в электронной или бумажной форме по своему усмотрению.

Все электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП).

Пенсионный фонд и организации, поставляющие работодателям программное обеспечение, будут обязаны разработать соответствующие дополнения и интегрировать их в используемое работодателями программное обеспечение. Можно надеяться, что для отправки в ПФР любых СТД будет достаточно двух-трех кликов мышкой.

4. В 2020 ГОДУ РАБОТОДАТЕЛЮ НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ НЕМАЛО

Федеральным законом об изменении ТК РФ работодателю предписывается в течение 2020 года выполнить следующее:

1) при необходимости подготовить, принять или внести изменения в локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

2) также при необходимости внести изменения в коллективные договоры, если они имеются;

3) обеспечить техническую готовность к передаче СТД в электронном виде в информационную систему ПФР;

4) уведомить работников в письменной форме:

• об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением СТД в электронном виде;

• о праве работников на ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе при условии подачи работниками письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 года;

• о том, что в случае непредставления такого заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана работникам на руки.