Электронные доказательства в трудовых отношениях

Электронные документы прочно вошли в кадровую практику: работники присылают заявления по электронной почте, работодатели фиксируют нарушения скриншотами, системы пропусков фиксируют время нахождения на работе. Но что из этого может стать доказательством в случае судебного спора? Будем разбираться вместе.

ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА

Что закон говорит об электронных доказательствах

Доказательства — сведения о фактах, полученные в предусмотренном законом порядке[1]. Электронные доказательства существуют в цифровой форме.

Верховный Суд (далее — ВС РФ) разъяснил три базовых понятия[2]:

1. Электронный документ — документ, изначально созданный в электронной форме (без бумажного оригинала) и подписанный электронной подписью.

2. Электронный образ документа — электронная копия бумажного документа, созданная с помощью сканирования и заверенная электронной подписью.

3. Документ в электронном виде (собирательное понятие) — это либо электронный образ документа, либо электронный документ.

Письменными электронными доказательствами могут быть[3]:

• акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы в форме цифровой или графической записи (например, трудовые договоры, подписанные электронной подписью с использованием системы ЭКДО);

• документы, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием сети Интернет (например, заявление о выдаче документов, связанных с работой, если такой способ предусмотрен локальными актами);

• подписанные электронной подписью документы без регламентации ЛНА и трудовыми договорами, а также иные доказательства: сканы, скриншоты, распечатки.

Требования к оформлению электронных доказательств

На практике встречаются следующие виды документов в электронном виде:

• скан (копия документа);

• переписка в электронной почте[4], мессенджерах[5], СМС;

• информация из Интернета;

• скриншот;

• данные автоматизированных систем (пропуска, турникеты, контроль рабочего времени);

аудио-[6]и видеозаписи[7];

• технические данные (логины, метаданные, геолокация, история браузера)[8].

Не все документы, которые существуют в электронном виде, могут стать полноценным доказательством в суде или при проверке госорганами. Ключевое правило — электронный документ обретает юридическую силу при соблюдении установленного законом порядка.

Электронные доказательства для суда должны отвечать трем критериям:

1. Относимость — они должны иметь значение для дела[9].

2. Допустимость — они должны быть получены без нарушения закона[10].

3. Достоверность — сведения должны быть подтверждены, то есть суд может проверить их соответствие действительности[11].

В суд доказательства представляются в подлиннике или заверенной копии[12]. Обычный скриншот, скан, файл без электронной подписи — это риск. Судьи относятся к таким доказательствам с недоверием, и могут запросить подлинник или иные подтверждения.

Для установления достоверности суды исследуют идентификацию отправителя/получателя, полномочия сторон, подлинность сообщения. Оценка доказательств ведется по внутреннему убеждению суда, на основе всестороннего, полного и объективного исследовании материалов дела[13].

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЯХ

Трудовое законодательство предусматривает три основных законных способа использования электронных документов в трудовых отношениях:

• электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее — ЭКДО);

• взаимодействие с дистанционными работниками;

• электронный документооборот в исключительных случаях.

Нарушение установленного законом порядка даже при достоверности содержащейся информации может повлечь отказ в принятии электронного доказательства.