Что нужно учесть при выплате материальной помощи работникам

Многие работодатели поддерживают своих работников в разных жизненных ситуациях, оказывая им материальную помощь. В статье расскажем, зачем нужно регламентировать выплату материальной помощи в локальных актах и как это сделать корректно. А также как правильно оформить выплату, в каких случаях материальная помощь не облагается либо облагается НДФЛ и страховыми взносами.

КАК ЗАКРЕПИТЬ ПОРЯДОК ОКАЗАНИЯ МАТЕРИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ В ЛНА

Материальная помощь — это разновидность социальной помощи, которую государство или (в нашем случае) работодатель предоставляет нуждающимся в виде денежных средств, продуктов питания, одежды, других материальных ресурсов[1].

Законодательство РФ не обязывает работодателей выплачивать работникам материальную помощь в каких-либо случаях. Поэтому решение руководителя организации не оказывать такую помощь вполне законно. Если же работодатель материально поддерживает свой персонал, то целесообразно (но не обязательно) письменно зафиксировать правила выплаты денег в локальном нормативном акте, чтобы минимизировать риск возникновения конфликтов как с работниками, так и с налоговыми инспекторами. Для этой цели подойдут и ПВТР, и Положение об оплате труда, но лучше разработать отдельный локальный нормативный акт (далее – ЛНА), например, Порядок оказания материальной помощи.

Если в организации действует коллективный договор, в нем могут быть указаны случаи выплаты материальной помощи. Однако в колдоговоре очень редко расписывают весь процесс оказания денежной помощи:

• порядок обращения и документирования;

• размеры выплат в каждом случае;

• условия назначения.

Поэтому даже при наличии в коллективном договоре условия о выплате материальной помощи, всю конкретику целесообразно перенести в локальный акт. При этом положения ЛНА не должны противоречить договоренностям, которые закреплены в коллективном договоре.

Важно Если в ЛНА или коллективном договоре написано, что работодатель обязан оказывать материальную помощь, отказать в поддержке нельзя.

В трудовом договоре порядок выплаты материальной помощи не фиксируют, даже если работники могут на нее претендовать. Денежная помощь не является частью заработной платы и никоим образом не связана с выполнением работником трудовых обязанностей.

Если очень хочется сделать трудовой договор более привлекательным, просто поставьте отсылку к ЛНА или колдоговору:

«Работнику может выплачиваться материальная помощь в случаях и размере, установленных Порядком оказания материальной помощи».

Дублировать в договорах все положения локального акта о материальной помощи не советуем, так как в случае пересмотра условий оказания матпомощи придется вносить изменения в договор с каждым работником, причем при условии согласия работника.

ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ О МАТПОМОЩИ

Сразу скажем, что ни один нормативный правовой акт не устанавливает, какие именно вопросы должны быть освещены в ЛНА о порядке оказания материальной помощи. По нашему мнению, в ЛНА важно зафиксировать следующие аспекты:

1. Случаи (основания) оказания материальной помощи.

2. Круг лиц, имеющих право на получение материальной помощи.

3. Размеры выплат.

4. Порядок обращения за материальной помощью.

Рассмотрим, как их отразить.

Случаи (основания) оказания материальной помощи

Эти случаи работодатель определяет на свое усмотрение. Перечислим возможные основания:

• регистрация брака;

• рождение ребенка;

• юбилей работника;

• выход на пенсию впервые;

• смерть близкого родственника;

• утрата имущества в связи с чрезвычайными ситуациями (пожар, наводнение, разрушение дома вследствие военных конфликтов и др.);

• тяжелое заболевание работника;

• другие обстоятельства.

Материальная помощь может быть предусмотрена также для семьи работника в случае его смерти.