Разработка и утверждение в компании собственных форм документов: пошаговый алгоритм Часть 2. Разрабатываем, согласовываем, тестируем, утверждаем и внедряем новые формы

В предыдущей части статьи мы рассмотрели, с чего начинается работа над собственными формами. Напомним основные моменты:

• анализ текущего состояния документооборота;

• формирование рабочей группы, которая выявляет документы, требующие доработки или изменений, и определяет потребность в создании новых форм.

Теперь пора приступать к ключевому этапу — разработке форм документов. Это творческий и одновременно технический процесс, цель которого — создать удобные, юридически корректные и адаптированные под специфику компании документы, которые можно применять в повседневной работе без риска нарушения законодательства.

РАЗРАБОТКА ФОРМ ДОКУМЕНТОВ 

Техническое задание на разработку форм документов 

Для разработки новых форм документов или внесения изменений в уже действующие лучше всего дать задание ответственным лицам. Такой подход поможет скоординировать работу всех участников процесса, избежать путаницы и обеспечить качественный результат.

В задании укажите:

• наименование документа;

• причину разработки или корректировки;

• конкретные изменения, которые требуется внести;

• сроки исполнения;

• ответственных исполнителей.

Принципы разработки локальных форм документов по кадрам 

Закон не регламентирует определенный состав бланков для кадровых документов, но в ряде случаев может содержать некоторые требования к их содержанию, реквизитам и порядку оформления. Поэтому создание качественных локальных форм требует внимательного подхода к их разработке. Грамотно спроектированные формы станут надежным инструментом для комфортной и безопасной работы с документами.

В частности, рекомендуем придерживаться основных принципов разработки локальных форм.

Соответствие законодательству

Любая форма, особенно являющаяся первичным учетным документом, должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством, и иметь содержание.         Например, для разработки формы согласия на обработку персональных данных следует учесть требования ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ[1], а в форму приказа о приеме на работу стоит внести информацию о территориальном нахождении структурного подразделения, расположенном в другой местности[2].

Удобство заполнения

Макет должен быть интуитивно понятным и удобным для заполнения, чтобы минимизировать вероятность ошибок и не вызывать вопросов у пользователей. Лучше использовать четкую структуру с заголовками, подзаголовками и отдельными полями для заполнения с подсказками в подстрочниках. Там, где это возможно, форма должна допускать вариативность без потери своей унифицированной сути (например, блоки, которые можно отметить «галочкой»).

Адаптация под специфику компании

Формы должны учитывать реальные бизнес-процессы. Например, если компания принимает на работу иностранных граждан, форма приказа о приеме на работу может предусматривать раздел для указания статуса иностранца (временно пребывающий, постоянно проживающий, гражданин страны ЕАЭС).

Применение стандартов оформления

Применение государственных стандартов при оформлении документов необязательно и является добровольным. Тем не менее, применение ГОСТов обеспечивает единообразие и, по нашему мнению, снижает риск оспаривания действительности документов.

Учет форм, утвержденных госорганами

Использование для разработки в качестве примера унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата[3]. Эти формы не обязательны, но могут применяться в неизменном виде, как предлагает нам любое кадровое ПО, либо использоваться как база или образцы для разработки локальных форм[4]. Кроме того, бухгалтерские программы формируют их по умолчанию.

Использование баз типовых форм

Образцы и примеры документов есть в системе электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф»[5] — эта база в некоторых случаях может помочь сформировать необходимые документы.

Интеграция с информационными системами

Формы должны быть готовы к интеграции в используемые программные комплексы. Например, 1С: ЗУП, БОСС-Кадровик, Битрикс24 и др.