| |
|
|
| Организация документооборота – одна из функций службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ). Документооборот, по определению ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в организации в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приему, передаче, рассмотрению, оформлению и отправке документов. |
| В.Ф. Янковая |
|
|
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Информация, характеризующая состояние системы управления, может содержаться в различных документах. Важное место среди них занимают информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, справки, акты, переписка и др.
Как правило, именно в информационно-справочных документах содержится информация, которая инициирует принятие управленческих решений. Можно сказать, что эти документы позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
Состав информационно-справочной документации. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, переписка, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие документы.
Особую группу в информационно-справочной документации составляют так называемые записки ¬- докладная записка, служебная записка, аналитическая записка, объяснительная записка - и примыкающие к ним предложения, справки, сводки. Особенностью этих документов является то, что в документообороте учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации. Эти документы обеспечивают внутренние информационные связи организации, поэтому их нередко называют внутренней перепиской.
Рассмотрим именно эту группу информационно-справочных документов.
|
| В.Ф. Янковая |
|
|
| В организациях, действующих на основе единоличного принятия решений, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит руководителю организации (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и др.), управленческие решения оформляются в виде приказов. В деятельности организаций издается два вида приказов – приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (по кадрам), различающиеся не только содержанием, но и правилами оформления и организации последующего хранения. |
| В.Ф. Макеева |
|
|
При подготовке документов важную роль играет соблюдение определенной технологии документирования. Любой документ проходит путь от проекта до удостоверенного по всем правилам подлинника. Совокупность и последовательность этапов подготовки документа можно назвать процедурой подготовки документа.
Процедура подготовки документов зависит от вида документа, его назначения и содержания, способа принятия решения, структуры организации и от других факторов. При подготовке распорядительных документов организующее значение имеет способ принятия решений: коллегиальный или единоличный. При коллегиальном способе решение принимается группой лиц (коллегией, советом, дирекцией, правлением и др.) на заседании; при единоличном способе решение принимается руководителем организации (директором, председателем и др.) при согласовании со всеми заинтересованными должностными лицами.
|
| В.Ф. Янковая |
|
|
| Нет ни одной книги по делопроизводству, в которой бы не рассматривались протоколы. Тем не менее, у работников служб документационного обеспечения и специалистов возникает множество вопросов о подготовке и оформлении этого вида документа. Постараемся ответить на некоторые из них.
|
| В.Ф. Янковая |
|
|
Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при условии четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
|
| Н.М. Березина |
|
|
Функция управления документацией в организации обеспечивается службой документационного обеспечения, или службой делопроизводства (далее – служба ДОУ). Для создания службы ДОУ необходимо решить комплекс организационных, информационных, технических, технологических проблем.
Организация службы ДОУ предполагает:
• принятие решения о создании службы ДОУ (издание приказа, распоряжения руководителем организации);
• выбор наименования службы ДОУ;
• определение места в структуре организации (определение подчиненности службы ДОУ);
• определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ;
• разработка и утверждение положения о службе ДОУ;
• разработка и утверждение должностных инструкций работников.
|
| В.Ф. Янковая |
|
|
Работа с документами в организации сопровождается решением задач по их учету, регистрации, контролю исполнения. Реализация указанных задач осуществляется с помощью информационно-поисковой системы, которая может быть создана на основе традиционных и автоматизированных средств обработки информации.
Информационно-поисковая система (ИПС) по управленческим документам организации – массив сведений о документах, а также правила и средства использования этого массива. Сведения о документах могут фиксироваться в журналах, традиционных (ручных) и автоматизированных картотеках. Журналы и карточки обобщенно называют регистрационными формами или регистрационно-контрольными формами (РКФ). |
| А.Ю Чуковенков |
|
|
| В любой сфере деятельности специалисты пытаются найти эффективные средства для решения существующих проблем, заглянуть в будущее, наметить планы дальнейшей работы. Делопроизводство не является исключением. Термин «идеальное делопроизводство» является весьма условным. В ряде случаев для характеристики системы делопроизводства более адекватными являются термины «оптимальная», «эффективная», «рациональная» и др. Основная задача при постановке вопроса об идеальном делопроизводстве, на наш взгляд, заключается в том, чтобы побудить специалистов задуматься над стратегическими целями, которые ставятся при выполнении работ по совершенствованию делопроизводства, и путями достижения этих целей. Поэтому «идеальное делопроизводство» – это скорее обозначение проблемы, чем название конкретных систем. |
| А.Н. Сокова |
|
|
| Письмо-благодарность – этикетное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги. |
| А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая |
Страницы:
< Предыдущая 1
2
3
4
5
6
7
Следующая >
|
|
