Работа с архивами при ликвидации организации: составление описи дел, оформление дел

Продолжаем рассказывать, как передать документы в государственный (муниципальный) архив (далее – Архив) при ликвидации организации. В статье вы узнаете, как нумеровать листы в деле и правильно прошивать дела; как составить опись дел; что такое научно-справочный аппарат к описи и историческая справка к фонду организации; что делать с документами, не подлежащими передаче в Архив.

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ

Систематизируем дела в описи

Дела внутри описи фонда распределяют с учетом следующих признаков:

• структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям. Например, в описи могут быть разделы: «Секретариат», «Отдел кадров», «Бухгалтерия» и др.);

• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся дела);

• номинального (по видам и разновидностям документов).

Дела систематизируются в описи по признакам, применение которых наиболее целесообразно для документов фонда.

Чаще всего при систематизации используют несколько признаков.

В Примере 5 дела систематизированы в описи по номинальному признаку.

Что такое описательная статья описи

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле, включающая следующие графы (см. Пример 5):

• графа 1 – порядковый номер;

• графа 2 – индекс дела по номенклатуре дел (при ее наличии). При отсутствии номенклатуры дел в организации графу 2 можно изъять, оговорив данное действие в предисловии к описи;

• графа 3 – заголовок дела (в т.ч. указывается подлинность документа);

• графа 4 – дата дела;

• графа 5 – количество листов в деле;

• графа 6 – заполняется по необходимости (в основном ее используют для различных записей при хранении дел в Архиве).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под своим порядковым номером.

Номер тома проставляется вслед за заголовком с новой строки без абзаца.

Если в опись дел вносятся дела с одинаковыми заголовками, каждый заголовок повторяется полностью.

Только некоторые архивы разрешают в описи при повторе заголовка писать слова «то же». Но это скорее исключение.

Дата дела указывается к каждому делу в соответствующей графе 4 независимо от того, имеется в заголовке дата или нет.

Крайние даты располагаются через тире одна под другой или в строку.

Например:

Другие варианты написания дат в описи подробно изложены в разделе «Как следует указывать в описи крайние даты».

Количество листов в описи в графе 5 проставляется на основании заверительного листа дела без учета количества листов внутренней описи.

Форматируем текст описи

При составлении описи на компьютере элементы описательной статьи описи печатаются в виде таблицы. Некоторые архивы просят при подготовке описей не использовать вертикальные и горизонтальные графления (см. Пример 5).

На компьютере опись печатается в основном шрифтом Times New Roman размером № 14, Arial – № 12.

Лучше уточнить требования к оформлению описей в Архиве, в который будете передавать дела.

На грифе утверждения описи дел указывается должность уполномоченного лица по ликвидации в точном соответствии с тем, как указано в решении собрания Общества либо в решении арбитражного суда. Обязательно на грифе утверждения ставится подпись ликвидатора (конкурсного управляющего) и печать ликвидируемой организации.

Как следует указывать в описи крайние даты дел

В описи (и соответственно на обложках дел) указываются даты следующим образом:

• крайние даты личного дела – это даты приказов о приеме и увольнении работников (число, месяц, год). Например:

• крайние даты личных дел, сформированных в комплексы (наряды), – год увольнения работников, личные дела которых сформированы в дело-наряд. Например:

• крайние даты расчетно-платежных ведомостей обозначаются месяцем и годом без обозначения числа. Например:

• крайние даты при описании лицевых счетов, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) не определяются, следует указывать только год, так же как и в комплексах (нарядах) личных дел;

• крайние даты невостребованных трудовых книжек – это даты первой и последней записей в них.