Центробанк ужесточил требования к организации хранения документов ликвидированных кредитных организаций

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Из анализа этого документа и сравнения его с действовавшим до сих пор Указанием ЦБ РФ от 21.01.2003 № 1241-У видно, что требования к обеспечению сохранности документов кредитной организации вновь ужесточаются.

Таким образом, теперь в нормативном документе Банка России однозначно сказано, что при ликвидации кредитной организации все ее документы, даже временного срока хранения, должны быть переданы на хранение только в государственные или муниципальные архивы. Данная формулировка повторяет положения Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (см. ч. 10 ст. 23).

При этом необходимо иметь в виду, что передача документов на архивное хранение является обязанностью конкурсного управляющего, осуществляющего процедуру банкротства кредитной организации:

«О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций»

Статья 50.21. Полномочия конкурсного управляющего

[…] 10) передать в Архивный фонд Российской Федерации документы в порядке и в соответствии с перечнем, которые утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики в сфере архивного дела, и Банком России… […]

Ни у кого не вызывает сомнений правильность ужесточения требований к передаче на архивное хранение документов любой ликвидированной организации, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.

Что же касается документов временного срока хранения, то, с моей точки зрения, требовать их сдачи на хранение исключительно в государственные и муниципальные архивы не совсем правильно.

Прежде всего, многие такие архивы просто не в состоянии принять эти документы, особенно в больших объемах, – у них нет свободного места.

Во-вторых, государственные и муниципальные архивы получают монопольное право, не опирающееся на закон, который не запрещает хранение документов временного срока хранения в специализированных коммерческих организациях, занимающихся внеофисным хранением.

Кроме того, поскольку ЦБ РФ недавно разрешил хранить часть документов временного срока хранения в электронном виде, то государственные и муниципальные архивы в ближайшее время могут столкнуться с необходимостью принимать на хранение электронные документы на съемных носителях.

Анализ судебной практики показывает, что конкурсным управляющим регулярно приходится через арбитражные суды заставлять государственные и муниципальные архивы брать на хранение те же документы по личному составу. Учитывая, что объем документации временного хранения кредитной организации обычно в десятки раз превышает среднестатистический объем аналогичной документации других организаций, данное решение Банка России может в ряде случаев создать значительные проблемы для всех сторон, участвующих в процессе ликвидации организации.

Тем, кто будет вынужден исполнять новые требования, можно посоветовать следующее.

■ При проведении процедуры банкротства провести ревизию всех бумажных «залежей», выявить и уничтожить все документы кредитной организации, сроки хранения которых уже истекли.

■ Обратить внимание на то, что в Указании ЦБ РФ от 08.02.2010 № 2395-У речь идет об архивных документах временного срока хранения. Учитывая то, что определение «архивный документ», данное в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», весьма нечеткое, –принять решение, что документы сроком хранения до 10 лет архивными не являются, и на этом основании самостоятельно решать вопрос об организации их хранения, рассматривая в качестве одного из вариантов возможность передачи документов на внеофисное хранение в специализированные коммерческие организации (с последующим конфиденциальным уничтожением). Это тем более оправдано в том случае, когда кредитная организации в процессе своей деятельности пользовалась услугами таких специализированных организаций.

Над этим стоит задуматься

При чтении данного нормативного документа ЦБ РФ у меня сразу же возник вопрос: был ли он согласован с Росархивом? Есть подозрение, что мнение архивной службы сегодня уже никого не интересует…

С моей точки зрения, положения Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и ряда других законодательных и нормативных актов, требующие сохранять документы временного срока хранения даже после ликвидации организации, нужно уточнить. Все-таки далеко не все документы временного срока хранения имеет смысл продолжать хранить после ликвидации кредитной организации – когда процедура ликвидации завершена, и уже составлен и утвержден ликвидационный баланс. Претензии-то на их основании предъявлять будет уже некому.

Стоило бы подумать о проведении, в случае ликвидации, экспертизы ценности документов временного срока хранения и о возможности досрочного уничтожения ряда видов документов. Досрочное уничтожение тем более оправдано с учетом того, что значительная часть документации кредитной организации содержит персональные данные клиентов и другую конфиденциальную информацию.